Offene Posten in der Buchhaltung

Wenn offene Posten in der Buchhaltung vorliegen, kann direkt in AccountOne geprüft werden, ob die Zahlung oder Bestellung in den Daten enthalten ist.

Hierbei muss zwischen den Order- und Paymentherkünften unterschieden werden.

• Externe Bestellungen und Payments
• Amazon Bestellungen und Zahlungen
• eBay Bestellungen und Zahlungen

Du hast bereits die Daten in AccountOne geprüft? Dann findest Du hier verschiedene Lösungswege.

Externe Bestellungen und Payments

Die OPOS-Liste ziffert sich nicht aus? Hier fehlt das Matching von Bestellung und Zahlung. In wenigen Schritten prüfst Du, ob in AccountOne sowohl Bestellung und Zahlung vorhanden sind, und ob die Zahlungen den Bestellungen zugeordnet werden konnten. 

Öffne für die Überprüfung die Menüpunkte Externe Bestellungen und Externe Payments in unterschiedlichen Tabs oder Fenstern.

Kopiere von den offenen Posten aus Belegfeld 1 die Bestellnummer und füge diese in AccountOne in den externen Bestellungen im Filterfeld ein. Zu den Bestellungen findest Du in der linken Spalte den Payment IDentifier. Kopiere diesen in die Zwischenablage und wechsele anschließend zu den externen Payments. 

Über den Payment IDentifier werden Bestellung und Zahlung im System gematcht. Im Export siehst Du in Belegfeld 1 jedoch die Ordernummer.

Unter dem Menüpunkt Externe Payments fügst Du den kopierten Payment IDentifier in das Filterfeld ein. Mit einem Klick auf den Button "Suche" wird Dir die entsprechende Zahlung angezeigt. Der IDentifier wird hier in der dritten Spalte abgebildet.

Besonderheit: Bei Shopify als Zahlungstyp muss statt nach dem Payment IDentifier nach der Rechnungsnummer (zweite Spalte) gesucht werden, um die passende Zahlung zu finden.

In der zweiten Spalte kann auch das Zahlungsdatum überprüft werden. Außerdem wird in der dritten Spalte der Transaktionstyp angezeigt. Dieser kann je nach Zahlungsanbieter variieren. Falls Du nähere Informationen zu einem Transaktionstypen erhalten möchtest, gehe auf Benutzer -> Buchhaltung -> Paymentkonten. Dort kannst Du den Transaktionstyp suchen und erhältst eine kurze Beschreibung zum Zahlungstyp. 

Amazon Bestellungen und Zahlungen

Für Amazon Daten schaue bitte unter Buchungen -> Originalberichte -> Amazon Bestellungen und in den Amazon Auszahlungsberichten nach. Hier wird anhand der Ordernummer sowohl Bestellung als auch Payment gefunden.

Damit Du für das Payment nicht alle Auszahlungsberichte einzeln durchsuchen musst, ist es möglich, alle Berichte auf einmal nach einer Ordernummer zu durchsuchen. Hierfür klickst Du beim ersten Auszahlungsbericht auf "Details" und danach auf den Button "Alles anzeigen". 

Jetzt durchsuchst Du über den Filter alle Auszahlungsberichte nach einer Ordernummer und prüfst so, ob es bereits Zahlungen gegeben hat.

Bei Amazon besteht die Möglichkeit des Kaufs auf Rechnung. Hierdurch kann über einen längeren Zeitraum der Debitor offen bleiben. Die Zahlungsart bei Amazon prüfst Du unter Buchungen -> Originalberichte -> Amazon Bestellungen -> Bestellnummer in den Filter -> Spalte "Zahlungsart Details".

eBay Bestellungen und Zahlungen

Ab Januar 2024: Durch eine Änderung der eBay Schnittstelle werden Orders nicht mehr über XML, sondern über die REST Anbindung abgerufen. 

eBay Bestellungen suchst Du bitte unter:

eBay Payments suchst Du unter Buchungen -> Uploaddaten -> Externe Payments. Hier wird anhand der Ordernummer sowohl Bestellung als auch Payment gefunden.

Bestellung und Zahlung in AccountOne

Du hast Bestellung und Zahlung in AccountOne gefunden, aber hast in der Buchhaltung kein Matching? Bitte überprüfe unter Benutzer -> Buchhaltung die Personenkonten bzw. Debitoren & Kreditoren und die Paymentkonten.

Passende Zahlung fehlt

Falls Du zu einer Bestellung keine passende Zahlung findest, kann dies verschiedene Gründe haben. 

Schnittstellenstatus "Prüfen": Im Dashboard prüfst Du den Status der Schnittstellen. Steht hier bei dem Zahlungsdienstleister, bei dem Zahlungen fehlen, "prüfen", gib bitte dem Onlinehändler Bescheid.

Fehlender Auszahlungsbericht: Der Auszahlungsbericht des Zahlungsdienstleister wird bei einigen Onlinehändlern nicht alle paar Tage erstellt, sondern erst nach mehreren Wochen. Erst nach Erstellung des Auszahlungsberichts werden die Paymentdaten an AccountOne übermittelt.

Manueller Upload Payments: Werden Zahlungen manuell hochgeladen, kann es sein, dass der Onlinehändler die Daten noch hochladen muss. So prüfst Du, wann der letzte Upload erfolgt ist: Uploads in AccountOne überprüfen.

Bestellung fehlt

Du findest die Zahlung, aber keine Bestellung? Folgende Ursachen können Auslöser sein:

Orderstatus: Hat die Bestellungen einen falschen Status, wird sie unter Umständen nicht von AccountOne abgerufen. Als Standard übernimmt unser System nur Bestellungen mit dem Status "Shipped" oder "Completed". Bitte frage bei fehlenden Orders den Mandanten nach dem Status der Bestellung.

Schnittstellen Status "Prüfen": Im Dashboard prüfst Du den Status der Schnittstellen. Steht hier beim Shop/Marktplatz/WaWi, bei dem Bestellungen fehlen, "prüfen", gib bitte dem Onlinehändler Bescheid.

Manueller Upload Bestellungen: Werden Bestellungen manuell hochgeladen, kann es sein, dass der Onlinehändler die Daten noch hochladen muss. So prüfst Du, wann der letzte Upload erfolgt ist: Uploads in AccountOne überprüfen.

Falls Du noch immer keine zugehörige Zahlung finden kannst, schicke uns gerne Screenshots der Bestelldaten, für die keine Zahlung in AccountOne hinterlegt ist, über den Dateiaustausch. Erstelle bitte anschließend ein Ticket mit einer kurzen Information. Anhand Deiner Angaben können wir die Daten abgleichen und eventuelle Anpassungen für ein erfolgreiches Matching der Bestell- und Zahlungsdaten vornehmen.