Plausibilitätsprüfung

In AccountOne können und müssen die erzeugten Exporte auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft werden, um frühzeitig mögliche Fehler zu erkennen und zu beheben.

Potenzielle Ursachen für unstimmige Summen sind zum Beispiel fehlende Bestellungen sein (z. B. aufgrund fehlender oder fehlerhafter Anbindung), manuelle Uploads, die verändert oder nicht (vollständig) hochgeladen wurden oder doppelt ins System einlaufende Daten.

Wie Du eine einfache monatliche Plausibilitätsprüfung durchführen kannst, wird in den folgenden Schritten erläutert.

1. Prüfen der Summen (Abstimmung Buchhaltung)

Gehe in unser Export Dashboard und klicke auf den Button "Plausibilität". Hier landest Du automatisch im Reiter "Abstimmung Buchhaltung (Erlöse)".

In der rechten Spalte werden die Gesamtsummen der Bestellungen Deines Mandanten pro Monat angezeigt. Anhand der Tabelle kann auch die Bestellherkunft der nicht korrekt hinterlegten Transaktionen je Shopsystem nachvollzogen werden.

Leichte Differenzen sind plausibel, da AccountOne als Leistungsdatum das Versanddatum nutzt, sofern nicht in den Einstellungen angegeben wurde, dass das Bestelldatum als Leistungsdatum verwendet werden soll. Da die Vorsysteme das Bestelldatum als Leistungsdatum nutzen, sind Bestellungen bei AccountOne in einen anderen Monat als beim Vorsystem, wodurch monatliche Differenzen entstehen.

Falls Abweichungen vorliegen, die sich nicht durch das Leistungsdatum erklären lassen, befolge bitte die folgenden Schritte:

2. Hinterlegte Transaktionen abgleichen

Bei größeren, nicht durch das Leistungsdatum zu erklärenden Abweichungen, müssen Transaktionen des Vorsystems mit den in AccountOne vorliegenden Daten abgeglichen werden. Dafür sollte überprüft werden, in welchem Monat Differenzen auftreten und welcher Shop betroffen ist. Anschließend kann die entsprechende Exportdatei aus AccountOne neben das Konto aus der Buchhaltung gelegt und abgeglichen werden.

Außerdem kann über die Umsatzmatrix unter anderem nach Bestellnummer, Sonderstatus oder steuerpflichtigem Land gesucht sowie die Bestellherkunft eingegrenzt werden. So lässt sich nachvollziehen, ob alle Bestellungen und Retouren eines Monats vorhanden sind und auch eventuelle Teilrückerstattungen vorliegen. 

3. Beispiele für Transaktionen 

Wenn Du doppelte oder fehlende Bestellungen identifiziert hast, schicke gerne einige Beispiele in unseren Dateiaustausch und schreibe uns ein kurzes Ticket zur Information darüber, damit wir die Daten berichtigen und zukünftig Fehler vermeiden können.